Sua secretária de IA do jeito que você quiser.
Uma secretária de inteligência artificial que atende no WhatsApp da sua clínica: agenda consultas, responde as dúvidas de sempre e passa a conversa para a sua equipe quando o caso pede.
Ela atende com o nome, o tom e as regras que você definir, 24 horas por dia, inclusive quando a recepção está fechada.
O WhatsApp da clínica não para
A recepção dá conta de quem está na sala ou de quem está no celular, mas dificilmente dos dois ao mesmo tempo.
Mensagem chega fora do horário
Boa parte dos pedidos de agendamento cai à noite e no fim de semana, quando não há ninguém na recepção para responder.
Quem responde também atende presencialmente
A mesma pessoa recebe o paciente na sala e digita no celular. Uma das duas coisas sempre espera.
Paciente sem resposta procura outra clínica
A demora para responder é o ponto em que a agenda deixa de encher, e você raramente fica sabendo que aconteceu.
Como funciona
Da entrevista inicial ao horário confirmado na agenda, sem ninguém da equipe digitando.
Entrevista de configuração
Conversamos sobre a rotina da clínica: procedimentos, convênios aceitos, horários e o que a secretária pode ou não responder sozinha.
A secretária ganha nome e jeito
Você escolhe como ela se apresenta, se trata o paciente por você ou pelo primeiro nome, e o tom das respostas.
Conexão com o WhatsApp e com a agenda
Ela passa a atender no número da clínica e marca os horários direto no calendário que a equipe já usa.
Ajustes com o uso
As conversas ficam registradas. O que ela ainda não sabe responder vira regra nova, e o que precisa de gente vai para a sua equipe.
Nome, personalidade e regras: você escolhe
Não existe uma secretária padrão que atende todo mundo igual. No onboarding a gente entrevista você para entender a rotina da clínica, e ela passa a atender com o nome que você der, no tom que combina com o seu público e seguindo as regras que você definir.
Helena
Consultório de odontologia
Trata o paciente por “você”, com respostas curtas
Nunca fala de preço de tratamento: chama a recepção para isso.
Dra. Marta
Clínica de dermatologia
Formal, trata por “senhor” e “senhora”
Confirma convênio antes de oferecer horário.
Bia
Estética avançada
Informal e próxima, usa o primeiro nome
Manda o link do formulário de anamnese junto com a confirmação.
Os três cartões acima são exemplos de configuração, para ilustrar o que dá para ajustar, e não são clientes reais.
O que ela faz
O atendimento é feito por inteligência artificial, e o paciente sabe disso desde a primeira mensagem.
Agenda direto no seu calendário
Oferece os horários que estão livres, confirma com o paciente e registra no calendário que a clínica já usa.
Entende áudio
Paciente que prefere mandar áudio continua sendo atendido: ela transcreve e responde normalmente.
Passa para uma pessoa quando precisa
Você define o que ela não decide sozinha. Nesses casos a conversa vai para a sua equipe, com o histórico junto.
Atende 24 horas por dia
Responde de madrugada, no fim de semana e no feriado, que é quando a maior parte dos pedidos de horário chega.
O que costumam perguntar antes de fechar
As dúvidas que sempre vêm junto com o preço, respondidas aqui para você não precisar perguntar.
Por que não é mais barato, se é um robô?
Porque ela não é uma árvore de “digite 1 para agendar”. A cada mensagem ela lê o que a pessoa escreveu, entende o que ela quer, abre a agenda de verdade e escreve uma resposta nova, inclusive às 22h de um domingo. Compare com o que custa uma hora de recepção, multiplique pelas horas em que hoje não há ninguém, e o número aparece sozinho.
Eu já tenho recepcionista. Por que preciso disso?
Justamente por isso. Hoje ela atende quem está na sua frente e o celular ao mesmo tempo, e uma das duas coisas sempre espera. A secretária assume o WhatsApp para que a recepção volte a olhar para o paciente que está no balcão, e continua trabalhando à noite, no fim de semana e no feriado, quando não há ninguém para responder.
Ela vai parecer um robô com os meus pacientes?
Ela tem o nome que você escolher e fala do jeito que você definir: se trata por “senhor” ou pelo primeiro nome, o que confirma antes de oferecer horário, o que nunca responde sem chamar você. Cada consultório configura a sua. Veja como em Personalização.
E se ela inventar alguma coisa para o meu paciente?
O horário que ela oferece sai da agenda do profissional, não da cabeça dela: se não existe vaga, ela não oferece. Nunca marca duas pessoas no mesmo horário. E quando o assunto sai do que ela deve resolver, ela para, transfere para alguém da equipe e diz por que está transferindo. O inventário completo do que ela faz (e do que ela não faz) está em Recursos.
Como funciona a cobrança?
Uma mensalidade que já inclui um volume de conversas, um valor por conversa que passar desse volume, e um valor por paciente novo que ela agendar. Mês parado custa pouco; mês cheio custa mais porque rendeu mais. Os números são combinados na conversa, porque dependem do movimento do seu consultório.
Por que não é só uma mensalidade fixa?
Porque mensalidade fixa faz o consultório pequeno pagar a conta do grande. Para caber nos dois, ela teria que ser alta o bastante para o movimento maior, e quem está começando pagaria por uma capacidade que não usa. Cobrando pelo que se usa, você entra pagando o seu tamanho e só paga mais quando o movimento já cresceu.
Por que cobrar por paciente novo agendado?
Porque é a parte que só é cobrada quando dá resultado. Paciente que já era da casa não entra nessa conta, e conversa que não vira consulta também não. Pegue o valor da sua primeira consulta e compare com o que se cobra por trazer esse paciente: é essa diferença que decide se vale, e ela é sua de qualquer forma.
Preciso trocar o número da clínica?
Não. É o mesmo número de sempre, e a equipe continua respondendo pelo aplicativo que já usa. Quando alguém da equipe entra na conversa, ela se cala ali e deixa a pessoa terminar, e o paciente nunca vê os dois falando ao mesmo tempo.
E os dados dos meus pacientes?
Cada consultório é isolado dos demais, o conteúdo das conversas é apagado automaticamente depois de 30 dias e só se coleta o que o atendimento precisa. Os detalhes estão na política de privacidade.
Agende já sua demo
Sem compromisso e sem instalar nada: a demonstração acontece no WhatsApp, do mesmo jeito que seus pacientes usariam.
Uma conversa de 30 minutos para entender a rotina da clínica.
A secretária atendendo em uma conversa de teste, com o nome e o tom que você escolher.
O que precisa estar pronto do seu lado para começar.